Datenschutzhinweise für Geschäftspartner

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO ist:

Chainmatics GmbH
Erlenmeyerstr. 1
63741 Aschaffenburg, Deutschland

E-Mail: [email protected]
Telefon: +49 157 76368692

2. Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt. Für Datenschutzanliegen und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter [email protected] sowie unter den in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten (Stichwort „Datenschutz“).

Sofern künftig ein Datenschutzbeauftragter bestellt wird, werden wir die Kontaktdaten in der jeweils aktuellen Fassung dieser Datenschutzhinweise veröffentlichen.

3. Welche Personen und Daten sind erfasst

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Geschäftspartnern und deren Ansprechpartnern nur in dem Umfang, wie dies für die Anbahnung, den Abschluss und die Durchführung der Geschäftsbeziehung erforderlich ist oder uns durch gesetzliche Vorgaben erlaubt bzw. vorgeschrieben wird.

Die Daten erhalten wir in der Regel direkt von Ihnen, etwa im Rahmen der Kontaktaufnahme, bei Vertragsverhandlungen, während der Projektabwicklung oder über E-Mail-, Telefon- und Video-Kommunikation. In einzelnen Fällen können Daten auch aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handelsregister, Unternehmenswebsites) oder von Dritten (z. B. Partnerunternehmen im Rahmen gemeinsamer Projekte) stammen.

Diese Hinweise betreffen insbesondere personenbezogene Daten von:

• Ansprechpartnern und sonstigen Beschäftigten bei Geschäftspartnern (z. B. Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, geschäftliche Telefonnummer, Position, Zuständigkeiten)
• Vertretungsberechtigten, Projektverantwortlichen, Einkäufern, Rechnungsadressaten und sonstigen Kontaktpersonen
• Kommunikationspartnern in der Vertragsanbahnung und -durchführung

Je nach Kontext verarbeiten wir insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Stammdaten, insbesondere Name, geschäftliche Kontaktdaten, Rolle oder Funktion, Zuständigkeiten und ggf. bevorzugte Sprache
• Kommunikationsdaten, insbesondere Inhalte von E-Mails, Tickets, Chat-Nachrichten, Gesprächsnotizen sowie Termin- und Protokolldaten
• Vertrags- und Projektdaten, insbesondere Angebot, Auftragsdaten, Leistungsumfang, Projektdokumentation, Freigaben, Abnahmen und Ansprechpartnerhistorie
• Abrechnungsdaten, insbesondere Rechnungsdaten, Zahlungsstatus, Bankverbindung (soweit personenbezogen) sowie USt-ID oder Steuerdaten (soweit personenbezogen)
• Compliance- und Sicherheitsdaten, insbesondere Prüf- und Nachweisdaten, Berechtigungen, Zugriffsdaten, Protokolle, Audit-Nachweise sowie Korrespondenz zur Einhaltung rechtlicher Anforderungen
• Nutzungs- und Supportdaten, soweit wir hierfür Verantwortlicher sind, insbesondere Kontakt- und Ticketdaten in Supportprozessen

4. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Geschäftspartnern und deren Ansprechpartnern insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Vertragsanbahnung und Angebotserstellung, insbesondere Anfragen, Abstimmung, Kalkulation und Angebotslegung
• Vertragsdurchführung und Projektabwicklung, insbesondere Projektkommunikation, Steuerung, Dokumentation sowie Abnahmen und Freigaben
• Kunden- und Partnermanagement, insbesondere Kontaktpflege, Ansprechpartnerverwaltung und Koordination
• Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung, insbesondere Buchhaltung und Forderungsmanagement
• Support und Servicekommunikation, insbesondere Bearbeitung von Anfragen, Fehler- und Störungsbearbeitung sowie Qualitätssicherung
• Sicherheit und Missbrauchsprävention, insbesondere IT-Sicherheit, Nachvollziehbarkeit von Zugriffen und Schutz vor unbefugter Nutzung
• Compliance, insbesondere Erfüllung gesetzlicher Pflichten, Nachweisführung, Prüfungen sowie Export- und Sanktionsscreening, soweit erforderlich
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
• Informationen zu Leistungen, insbesondere Hinweise zu Produkten und Dienstleistungen sowie Veranstaltungen, sofern gesetzlich zulässig und oder eine Einwilligung vorliegt bzw. kein Widerspruch erfolgt

Unser Portfolio umfasst insbesondere individuelle Softwareentwicklung, Prozessautomatisierung, KI-/Technologieberatung sowie Cloud-Konzepte und Cloud-Architekturen. Die hier genannten Zwecke beziehen sich auf die Verarbeitung von Daten im Rahmen dieser Geschäftsbeziehungen.

5. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt einzelfallbezogen basierend auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen und Vertragserfüllung), soweit Datenverarbeitung für Anbahnung, Abschluss, Durchführung oder Beendigung von Verträgen erforderlich ist
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung), z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen), z. B. effiziente Kommunikation, Kontaktpflege, IT-Sicherheit, Missbrauchsprävention, interne Verwaltung, Durchsetzung von Ansprüchen
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), soweit wir Einwilligungen einholen (z. B. bestimmte Marketingmaßnahmen)

6. Empfänger und Kategorien von Empfängern

Intern erhalten nur diejenigen Personen Zugriff, die ihn für die genannten Zwecke benötigen (z. B. Geschäftsführung, Projektleitung, Entwicklung, Vertrieb, Buchhaltung).

Externe Empfänger können je nach Einzelfall sein:

• Auftragsverarbeiter (z. B. Hosting-, E-Mail-, Kollaborations- oder Ticket-System-Anbieter) auf Grundlage entsprechender Verträge
• Berater (z. B. Steuerberater, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer) soweit erforderlich
• Behörden und öffentliche Stellen im Rahmen gesetzlicher Verpflichtungen
• Zahlungsdienstleister/Banken im Rahmen der Zahlungsabwicklung

7. Übermittlung in Drittländer

Sofern personenbezogene Daten in Staaten außerhalb des EWR übermittelt werden, erfolgt dies nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind (z. B. Angemessenheitsbeschluss oder EU-Standardvertragsklauseln sowie ggf. zusätzliche Maßnahmen).

8. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. Darüber hinaus speichern wir Daten, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, insbesondere:

• Handelsrechtliche Aufbewahrung nach § 257 HGB: 6 Jahre für Handelsbriefe, 10 Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen
• Steuerrechtliche Aufbewahrung nach § 147 AO: 6 Jahre für Geschäftsunterlagen, 10 Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege

Darüber hinaus erfolgt eine Speicherung, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

9. Ihre Rechte

Betroffene Personen haben – je nach Voraussetzungen – insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

10. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist grundsätzlich freiwillig. Für die Anbahnung und Durchführung einer Geschäftsbeziehung kann es jedoch erforderlich sein, bestimmte Daten bereitzustellen. Ohne diese Daten können wir Anfragen ggf. nicht bearbeiten oder Verträge nicht durchführen.

11. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter [email protected].

12. Änderungen dieser Hinweise

Wir können diese Datenschutzhinweise jederzeit aktualisieren, um sie an geänderte Rechtslagen oder Verarbeitungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist hier abrufbar.